Så fixar du ordning i kaoset – 4 tips från struktören

Foto: Foto:Pelle Forshed

På jobbet 21 Apr 2010 00:00

När att-göra-listan blir längre i stället för att krympa är det dags att styra upp jobbstrukturen. Struktören David Stiernholm vet hur du undviker de största missarna.

Mejl från studiegruppen, sju olika kursböcker du ska hinna igenom och två PM som ska skrivas – och så ringer kursaren och frågar om du har tid att kolla på en liten grej.
– De flesta av oss lever i en smått kaotisk vardag. När vi går till jobbet vet vi precis vad vi ska hinna under dagen. Men så dyker det upp nya saker hela tiden, och plötsligt har dagen gått utan att vi har gjort det vi skulle göra.

Det säger struktören David Stiernholm som hoppade av en karriär som chef och vd för att lära oss andra den ädla konsten att strukturera vårt arbete.
– Många tycker att struktur är tråkigt, att det låter som om man lever i en fyrkantig låda och inte får plats med kreativiteten. Men det är precis tvärtom. Vi har en massa saker i vår vardag som inte kräver att vi är kreativa. De behöver bara bli gjorda. Om vi har ett smart sätt att göra dem får vi mer tid över till att vara kreativa.

Struktur gör att du kan koppla av eftersom du vet att du lägger din tid och energi på rätt saker. Då får du också tid över till det som är viktigt på längre sikt – i stället för att hela tiden jobba med det som är akut just nu.

Här är de fyra vanligaste strukturmissarna vi gör – och David Stiernholms smarta lösningar:

1. Du strösslar
Du sprider ut noteringar på flera ställen: I kalendern, på post-it-lappar, i mejlen och i högar på skrivbordet. När du behöver dem vet du att de finns. Men inte var …

Struktur
Skapa ett system för att lagra dokument och information: Om du gillar teknik kan du göra ett system i din dator, men det går lika bra med hängmappar från A-Ö. Varje gång du står med ett papper i handen ska du veta exakt var du ska lägga det.

2. Du tänker för stort
Du gör en att-göra-lista. Men du lyckas aldrig bocka av något.

Struktur
Du skriver antagligen upp för stora punkter på listan. Dela upp varje sak i små delar. Det gör listan längre, men du kan bocka av saker hela tiden, och du peppas av känslan av att du närmar dig ditt mål.

3. Du grottar ner dig
Du får ingen snabb översikt över din arbetssituation – vilket gör att du jobbar hårt med detaljer utan att ha koll på om du gör rätt saker eller inte.

Struktur:
Skapa en projektöversikt där du varje vecka kan se vilka bollar som är igång och vad nästa steg är för varje del. Det kan vara en lista eller ett schema på en whiteboard. Titta i din kalender en månad bakåt och följ upp det du missat. Titta sedan en månad framåt och se om du kan underlätta det som kommer.

4. Du uppfinner hjulet igen och igen
Du har vissa återkommande uppgifter som du aldrig lär dig: byte av lösenord på datorn, tidsrapportering, uppdateringar. Konsekvensen blir att du lägger tid på att försöka minnas hur du ska göra och att du gör fel och måste göra om.

Struktur
Gör en checklista för varje sådan uppgift och spara den. I mappen för checklistor. Som du nu naturligtvis har stenkoll på var den är.

 

Mia Berg
Publicerad 21 Apr 00:00

Kommentarer

Fler artiklar i kategorin På jobbet

Din Framtid

”Ingen slump att King är världsledande”

Spelutvecklaren King expanderar och vill anställa en ny person varannan dag om de hittar rätt talanger. För medarbetarna är det viktigaste...

Sponsrad

Din Karriär

Så får du kollegorna att lyssna på dig

Här är listan över typerna som verkar sakna öron – och hur du når fram till dem.

Din Karriär

8 appar som hjälper den ambitiöse på jobbet

Att planera arbete, nätverka eller ha personalansvar är inte alltid så lätt. Särskilt inte om du råkar vara ung eller ny på jobbet. Här är...

Johan leder från hjärtat på IKEA

På IKEA är chefen en del av laget och vägarna till ett större ansvar är korta. För Johan Österberg kom ledarskapet naturligt.

Sponsrad

Ditt Liv

Vi mår sämre och sämre på jobbet

Stress och andra psykiska besvär ökar stort - kvinnor värst drabbade.

Dela artikeln

Favoritmarkera

Fler artiklar

Fler artiklar »

Filmer

Fler videos »